Liste de contrôle pour l’organisation d’événements corporatifs

Lorsqu’on doit planifier un événement corporatif majeur, on peut vite se sentir un peu dépassé par tout ce que cela implique. C’est pourquoi nous vous proposons une liste de contrôle. Elle a été conçue spécialement pour les professionnels en marketing pour qu’ils puissent planifier leur événement en toute quiétude, qu’il s’agisse d’une soirée clients, d’un important salon annuel, ou d’un simple séminaire.

Cette liste de contrôle ne se prétend pas exhaustive, mais elle devrait néanmoins vous aider à déterminer si vous êtes bien préparé, et même vous offrir des suggestions utiles.
Bonne chance !

Objectif de l’événement

1. Établissez vos objectifs et organisez-les par ordre de priorité

  • Lancer un nouveau produit
  • Générer des prospects qualifiés
  • Faire progresser les prospects qualifiés dans le processus de vente (« lead nurturing »)
  • Renforcer les relations avec des clients
  • Formation/éducation
  • Recruter des partenaires d’affaires
  • Publicité, visibilité
  • Autre :

2. Identifiez votre public cible

  • Industrie/secteur :
  • Taille de l’entreprise :
  • Rôle (ex : gens d’affaires ou personnel technique, client ou prospect ?) :
  • Appelation d’emploi :
  • Langue :
  • Autre :

3. Choisissez si vous préférez tirer avantage de la promotion d’un événement majeur comme un salon ou une conférence, ou organiser votre propre événement

  • Faites des recherches pour identifier les principaux événements dans votre secteur
  • Sollicitez l’avis de l’équipe de vente
  • Obtenez les suggestions de clients et prospects

4. Choisissez vos indicateurs de performance

  • Nombre d’inscrits :
  • Nombre de participants :
  • Nombre de prospects à long terme (« nurture leads ») :
  • Nombre de prospects qualifiés :
  • Coût par prospect qualifié :
  • Nombre de nouveaux partenaires :
  • Retour sur investissement :
  • Nombre de nouveaux clients :
  • Indice de satisfaction des participants :
  • Autre :

5. Établissez votre budget et révisez-le régulièrement

a. Recettes :

  • Commandite :
  • Frais d’inscription :
  • Autre :

b. Frais :

  • Conférencier/maître de cérémonie :
  • Achat/location de liste(s) :
  • Promotion de l’événement (publipostage, appels de suivi, publicité, etc.) :
  • Équipement audiovisuel :
  • Matériel imprimé :
  • Prix de présence, cadeaux :
  • Spectacle, représentation :
  • Kiosque :
  • Pancartes, bannière, affiches :
  • Frais de salle et de décoration :
  • Traiteur :
  • Frais de port et de déplacement :
  • Suivi après l’événement (documentation, frais d’envoi, etc.) :
  • Autre :

6. Établissez un échéancier

  • Déterminez quelle serait la date idéale de l’événement, en tenant compte :
    • Des préférences de votre public cible
    • Des événements qui pourraient éclipser le vôtre
    • De la saison, des vacances, fêtes, etc.
    • Du temps de préparation nécessaire
  • Récapitulez les dates et étapes importantes
  • Désignez un responsable pour chaque tâche

Invitation ou campagne d’envoi1

1. Proposez un ordre du jour

  • Limitez-vous à un ou deux messages principaux, en tenant compte des attentes de votre public cible, notamment :
    • De leurs centres d’intérêt ou problématiques d’affaires
    • De leur perception de la valeur de l’événement
    • De leur niveau de connaissance général (novice ou expert)
    • De leur niveau de connaissance technique
    • Des commentaires reçus lors de l’organisation des événements précédents
    • Des suggestions de votre équipe de vente
  • Décidez de la durée idéale de l’événement et choisissez un format approprié :
    • Moins d’une heure : podcast en direct ou enregistré, webinaire, webémission, allocution lors d’un événement organisé par une tierce partie, etc.
    • Quelques heures : petit-déjeuner, déjeuner, cocktail
    • Une demi-journée : séminaire, conférence, atelier
    • Événement s’étalant sur deux ou trois jours : conférence, salon
  • Déterminez l’horaire de l’événement, incluant :
    • Le temps d’inscription et le mot de bienvenue
    • Du temps pour réseauter
    • Les repas
    • Les pauses
    • Tout spectacle ou représentation (s’il y a lieu)
    • Une session Questions et réponses
    • Le temps nécessaire pour remplir les formulaires d’évaluation
    • Le temps nécessaire pour faire un tirage ou remettre des cadeaux
  • Choisissez un ou plusieurs conférenciers, compte tenu de :
    • Leurs connaissances ou expertises
    • Leur notoriété et capacité à attirer les foules
    • Leurs talents de communication (les experts ne sont pas toujours de bons conférenciers)
    • Leur style, le ton qu’ils utilisent habituellement
    • Leur disponibilité
    • Leurs honoraires
  • Désignez un maître de cérémonie
  • Réservez votre salle à la date prévue, en considérant :
    • L’accès aux transports publics et/ou stationnement
    • Les possibilités d’hébergement, surtout pour les événements s’étalant sur plusieurs jours
    • Les besoins en salles supplémentaires pour la presse et/ou les conférenciers
    • Les besoins en décoration

2. Travaillez sur le texte de l’invitation

  • À qui s’adresse l’événement ?
  • Pourquoi participer ? N’hésitez pas à inclure les témoignages d’anciens participants.
  • Promotion (s’il y a lieu)
  • Bref ordre du jour
  • Brève présentation du conférencier
  • Détails concernant l’événement (date, heure, lieu)
  • Frais (s’il y a lieu)
  • Options d’inscription (Web, téléphone, courriel)
  • Carte géographique et/ou indications
  • Commanditaires et/ou partenaires
  • Révision pour éliminer les fautes d’orthographe et de grammaire
  • Approbation par le service juridique
  • Version électronique et imprimée

3. Optez pour une mise en page soignée

  • Dévelopez ou adaptez des éléments graphiques qui viennent renforcer
    le message principal
  • Assurez-vous de respecter le cahier des normes de votre organisation
  • Vérifiez que vous avez bien tous les droits d’image

4. Établissez une solide liste de distribution

  • Base de données interne
  • Listes achetées ou louées
  • Liste de distribution d’une tierce partie qui effectuera l’envoi en votre nom
  • Invitations aux invités d’honneur ou spéciaux (VIP)
  • Invitations personnelles
  • Invitation aux médias (s’il y a lieu)
  • Supprimer les noms qui ne correspondent pas à des prospects (étudiants, consultants, concurrents et éventuellement les noms de clients, etc.)

5. Définissez vos moyens d’action promotionnels

  • Publipostage (carte postale, lettre, envoi en 3D, prospectus, etc.)
  • Web
  • Courriel
  • Appels
  • Télécopie
  • Publicité imprimée
  • Publicité en ligne
  • Médias sociaux
  • Autre :

6. Planifiez vos rappels

  • Rappels par courriel
  • Appels de suivi

7. Planifiez l’envoi des confirmations d’inscription

  • Envoi automatique par courriel
  • Confirmation par téléphone
  • Autre :

Promotion de l’événement

1. Publiez l’information concernant l’événement sur les sites Web de partenaires

  • Sites Web de partenaires d’affaires
  • Sites Web, infolettres et blogues, faisant référence dans votre secteur
  • Associations locales
  • Site Web du conférencier
  • Autre :

2. Faites du marketing viral en impliquant d’autres services de l’entreprise

  • Le service des ventes pour l’envoi d’invitations personnelles
  • Le webmestre pour la promotion de l’événement sur le site Web ou blogue
  • Autre :

3. Publicité avant la date de l’événement

  • Publications et sites Web ciblés
  • Site Web et publication officiels du salon d’exposition
  • Autre :

4. Communiqués de presse

  • Décidez si vous souhaitez faire appel à une firme de relations publiques ou non
  • Rédigez le communiqué de presse
  • Liste des médias et personnes à contacter

Préparation de l’événement

1. Inscription

  • Vérifiez que les inscriptions par téléphone et/ou sur le site Web fonctionnent
  • Envoyez la liste des inscrits au personnel concerné (directeurs de comptes, personnel sur place le jour de l’événement, etc.)
  • Préparez des badges si nécessaire

2. Conférenciers

  • Confirmez leurs besoins en audiovisuel
    • Microphone(s), haut-parleurs
    • Ordinateur
    • Écran
    • Projecteur à cristaux liquides
    • Boite de commutation
    • Télévision
    • Lecteur DVD ou magnétoscope
    • Appareil photo ou caméra vidéo
    • Tableau à feuilles volantes, chevalet, marqueurs, etc.
    • Estrade, lutrin ou meuble additionnel
    • Prises et rallonges
    • Autre :
  • Préparez le matériel pour la présentation
    • Audio
    • Vidéo
    • Texte et graphiques
    • Cahier d’exercices
    • Documentation
    • CD/DVD à remettre aux participants
    • Autre :
  • Faites répéter le(s) conférencier(s) une quinzaine de jours avant la présentation

3. Salle

  • Commandez l’équipement audiovisuel
  • Prendre les arrangements pour la décoration
  • Passez la commande auprès du traiteur
  • Vérifier le règlement de l’hôtel ou du centre de conférence, concernant :
    • Le nombre de participants requis
    • La consommation d’alcool
    • La politique d’annulation
    • Les heures d’accès aux salles
    • La signalétique
    • La sécurité
    • Le nettoyage
    • Les assurances et vos responsabilités en cas de dommage (perte, bris, vol, etc.)
    • Les lois en vigueur, en particulier pour les événements se déroulant à l’étranger
  • Visitez la salle avant votre événement si vous ne la connaissez pas
  • Assurez-vous d’avoir reçu tout votre matériel quelques jours avant le début de l’événement

4. Kiosque

  • Grandeur et aspect du kiosque
  • Arrangement de l’espace : ouvert pour faciliter la libre circulation ou fermé pour des rencontres sur rendez-vous
  • Utilisation de graphiques et respect de votre cahier des normes ou thème
  • Bannière, pancartes, affiches, etc.
  • Désignez des responsables pour monter/démonter le kiosque

5. Prix de présence et cadeaux

  • Définissez l’objectif
    • Inciter les participants à remplir un formulaire ?
    • Développer la notoriété de votre marque/produit/service ?
    • Encourager les participants à rester jusqu’à la fin de l’événement ou
      d’une présentation ?
    • Remercier les participants ?
    • Autre :
  • Décidez du nombre de prix et de la qualité de ce que vous souhaitez offrir
  • Choisissez le meilleur moment :
    • Au moment de l’inscription ?
    • Durant les pauses ?
    • À la fin de l’événement ?

6. Matériel imprimé

  • Documentation utile ?
    • Publication
    • Brochures
    • Réalisations, études de cas
    • Copie d’article(s) (en respectant les droits d’auteur)
    • Vidéos
    • Échantillon de produit ou version de démonstration (logiciel)
    • Autre :
  • Choix du format :
    • Imprimé
    • En ligne
    • CD/DVD
    • Clef USB
    • Autre :

7. Expéditions

  • Liste des articles qui doivent être envoyés en avance
  • Code de couleur si vous avez de nombreuses boîtes
  • Règlementation en vigueur pour les envois à l’étranger (douanes, etc.)

8. Formulaire d’évaluation des prospects

  • Format : électronique ou imprimé ?
  • Les données que vous souhaitez obtenir :
  • Système de classement des opportunités
  • Désignez des responsables pour le suivi avec les différents types de prospects

9. Formulaire d’évaluation

  • Évaluez la qualité du contenu présenté
  • Évaluez la qualité du présentateur
  • Désignez des responsables pour la collecte des formulaires d’évaluation et le rapport d’évaluation final

10. Invitez les participants à passer à la prochaine étape

  • Offre spéciale :
    • Évaluation gratuite
    • Consultation gratuite
    • Rabais pour un temps limité
    • Autre :
  • Indiquez comment procéder, qui contacter, la date limite, etc.
  • Désignez des responsables pour un suivi rapide

11. Personnel assigné à l’événement

  • Sélection du personnel
  • Formation
  • Itinéraires de voyage et plans d’urgence
  • Séance d’information de dernière minute
  • Liste de contacts incluant les numéros de téléphone cellulaire
  • Code vestimentaire
  • Horaire des pauses
  • Rappel d’apporter des cartes d’affaires

Le jour de l’événement

  • Vérifiez la salle/le montage du kiosque
  • Assurez-vous que toutes les portes sont ouvertes et accessibles, y compris l’accès aux vestiaires
  • Vérifiez l’arrangement des tables et chaises, y compris celles des conférenciers
  • Ajustez la température de la pièce
  • Ajustez l’éclairage
  • Testez l’équipement audiovisuel, la ligne téléphonique et l’accès à Internet
  • Assurez-vous que les boissons et la nourriture sont arrivées
  • Fournissez de l’eau au(x) conférencier(s)
  • Bureau d’inscription
    • Mot de bienvenue et orientation
    • Liste des inscrits ou liste des rendez-vous
    • Badges
    • Matériel imprimé (brochure de l’entreprise, etc.)
    • Scanner pour carte d’affaires si nécessaire
  • Autres articles :
    • Aspirine
    • Bonbons à la menthe
    • Barres énergétiques
    • Pansements
    • Sacs-poubelle
    • Scotch, agrafeuse, paire de ciseaux, etc.
    • Une paire de chaussures de rechange

Suivi après l’événement

  • Mettez en oeuvre votre plan de suivi :
    • Classez les prospects par ordre d’importance : des opportunités immédiates aux opportunités à moyen et long terme, et désignez un/des responsable(s) pour le suivi
    • Envoyez des mots de remerciement et incitez les gens à passer à l’action
    • Suivi avec les inscrits qui ne se sont pas présentés (prochain événement, etc.)
    • Rapport d’évaluation
  • Bilan incluant tous les participants
  • Communiqué de presse, incluant des photos de l’événement
  • Mise à jour de la base de données
  • Évaluez les résultats :
    • Tout de suite après l’événement
    • Un mois après l’événement
    • Trois mois après l’événement
    • Six mois après l’événement

1. Si vous participez à un salon en tant qu’exposant, vous pouvez inviter des prospects potentiels à prendre rendez-vous à l’avance ou les informer de l’heure à laquelle vous ferez une présentation ou démonstration de votre produit/service.